2013. márc. 31.

Gmail - hatékony levélkezelés szűrőkkel

Sok problémát tud jelenteni, ha az ember sok internetes felületen adja meg az e-mail címét. Napi akár több száz e-mail is érkezhet, amiket rendszerezés nélkül nehéz feldolgozni, megtalálni a fontos leveleket.
Nézzük meg, hogy tudjuk megoldani ezt a problémát!

Első tipp:
Ha tematikus levelező listákra vagyunk feliratkozva, az onnan érkező leveleket emeljük ki a bejövő e-mailek közül, adjunk címkéket nekik, kezeljük külön mappában őket. Hiszen úgyis csak akkor olvassuk el őket, ha az adott témában informálódni szeretnénk.
Én ugyan ezt teszem a szolgáltatók, kupon- és akció oldalak, stb. leveleivel.

Lássuk, hogy tudunk legegyszerűbben szűrőt létrehozni, amely automatikusan címkézi és áthelyezi a leveleket gmail!
Válasszuk ki egy üzenetet, ami alapján létrehozzuk a szűrőt. (például egy üzenetet a kuponos oldalról érkezőbkől)

A dátum mellett nyissuk le a menüt a lefelé mutató háromszöges gombbal. Ha föléhúzzuk a kurzort, "Továbbiak" felirat jelenik meg.
Válasszuk ki az "Ilyen üzenetek szűrése" menüt.


A megjelenő felületen tovább finomíthatjuk a szűrési feltételeket.
Címzett, tárgy, tartalmazott szavak vagy melléklettel rendelkezés alapján.
(A kék kereső gomb megnyomásával tesztelhetjük is, hogy a már érkezett üzenetek közül melyikeket szűrte volna ki eddig ez a szűrő. Ez alapján még tudunk helyesbíteni. 
Ha ezt tennénk, akkor a lefuttatott keresés alapján a szűrőt úgy tudjuk egyszerűen létrehozni, ha a keresőmező jobb sarkában lenyitjuk a menüt. Ekkor a már ismert ablak ugrik fel újra, alján a "Szűrő létrehozása (...)" link.)
Alapértelmezetten a címzett alapján szűr Gmail, ez általában megfelelő.

Ha kész vagyunk, klikk a "Szűrő létrehozása a keresés alapján" linkre.

A következő felületen a levelekkel elvégzendő műveleteket határozhatjuk meg.
Nézzük tételesen ezek funkcióit!
- A Beérkező levelek mappa kihagyása (Archiválás): eléggé beszélő név, nem fog megjelenni a beérkezett levélrengetegben. Ha állítunk neki címkét, akkor a címke mappájában, ha nem akkor az Összes levél mappában találjuk majd meg.
- Megjelölés olvasottként: nem jelenik meg olvasatlanként, nem lesz kiemelve vastag betűvel
- Csillagozás: a feladó elé csillag kerül, ezeket a leveleket Csillagozott levelek mappából is elérhetjük
-A következő címke alkalmazása: címkékkel jelölhetjük a leveleket, amelyek a levél tárgya előtt megjelennek és a levelek a címke mappájából is elérhetőek (ha emellett bepipáljuk a beérkező mappa átugrását, akkor csak ott) (a címkéket színekkel is kiemelhetjük)
- Továbbítás: másik e-mail címre továbbküldés
- Törlés
- Soha ne legyen spam: nem kerül spam mappába automatikusan
- A program mindig jelölje fontosként
- A program soha ne jelölje fontosként
- Szűrő alkalmazása x egyező beszélgetésre is: a korábban lefuttatott keresésnek megfelelő üzenetekre beállítja a megadott opciókat

Számunkra most  a "Beérkező levelek mappa kihagyása" és a "A következő címke alkalmazása" funkció lesz érdekes. Ezeket pipáljuk be és hozzunk létre új címkét. Ehhez kattintsunk a "Válasszon címkét..." majd az "Új címke..." menüre.
Adjunk nevet a címkének, például "kupon".
A "Címke beágyazása (...)" menüt, akkor tudjuk használni, ha már van létrehozott címkénk és ehhez szeretnénk alcímkét állítani. Például a kupon címke alá egy konkrét kuponos oldalnak létrehozni alcímkét. (ilyen mélységű címkézést nem tartok jelen esetben szükségesnek).
Klikkeljünk a "Létrehozás"-ra.

Ne felejtsük el bepipálni a "Szűrő alkalmazása (...)" menü jelölőnégyzetét. Majd klikkeljünk a "Szűrő létrehozására".


Eredmény:
A kiszűrt leveleink eltűntek a Beérkezett üzenetek mappából. Megjelentek azonban a bal oldali menüből elérhető kupon mappában (vagy amilyen nevet adtunk a címkének).
A jövőben ugyanettől a címzettől érkező levelek (vagy az egyéb szűrési feltételeknek megfelelő levelek) ugyanígy fognak viselkedni.

Nézzük milyen lehetőségeket rejtenek még a címkék!

Klikkeljünk a bal oldali menüsávon a címke neve mellett megjelenő kis menügombra (lefelé mutató háromszög).
Megjelenik egy felület, ahol lehetőségünk nyílik konfigurálni a címkét. 
Két fontosabb opció:
- Adhatunk színt a címkének.
- "Ebben a címkelistában": beállíthatjuk, hogy a bal oldali menüben esetleg csak akkor jelenjen meg a címkénk, ha van benne olvasatlan levél.



A meglévő szűrőinket így nézhetjük meg, állíthatjuk át vagy törölhetjük ki:
Jobb felső sarok közelében kattintsunk a fogaskerék ikonra, majd a Beállítások menüre!